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實驗室評審中質量負責人常被問到的問題及應對技巧
在(zai)資(zi)質認(ren)定(CMA)和 CNAS 實驗室(shi)認(ren)可的(de)現場評審(shen)中(zhong),質量負責(ze)(ze)人作為(wei)實驗室(shi)管理體(ti)系(xi)(xi)的(de) 核(he)心角(jiao)色,評審(shen)員通常(chang)會圍繞其職責(ze)(ze)履行、體(ti)系(xi)(xi)運行監督、問題改進(jin)等關鍵環節提問。以(yi)下是評審(shen)員對質量負責(ze)(ze)人常(chang)提的(de)問題及回答(da)建議(yi):
一.職責與權限
1. 職責定位
問題:作為(wei)質(zhi)量負(fu)責人,您在質(zhi)量管理體系中的具體職責是(shi)什么(me)?如何確保獨立性?
評審關注點(dian):是(shi)否明確職(zhi)責分工(如體系維(wei)護、內審策劃、不符合項處(chu)理)、是(shi)否避免與檢測活動利(li)益沖突。
回答要點:列舉職責(ze)(如監督體系(xi)運行、組(zu)織內(nei)審和管理評(ping)審),說明(ming)通過(guo)授權文(wen)件(jian)明(ming)確(que)權限,并通過(guo)定期匯報確(que)保獨立性(xing)。
2. 權限與溝通
問(wen)(wen)題(ti):當發現體(ti)系運行問(wen)(wen)題(ti)時,您是否有權直接向(xiang)最(zui)高管理者匯報(bao)?如(ru)何協調資源(yuan)解決問(wen)(wen)題(ti)?
評(ping)審關注點(dian):質(zhi)量負責人的(de)決策權(quan)、跨(kua)部門協作機(ji)制。
回答(da)要點:舉例說明問題(ti)上報流程(如不符合(he)項升級機制),強(qiang)調(diao)與管理層的定期溝通。
二(er).質量體系(xi)運行(xing)監督(du)
3. 體系文件控制
問題(ti):如何(he)確保體(ti)系文件(如程序文件、作業指(zhi)導書)與(yu)實(shi)驗(yan)室實(shi)際工作一致?如何(he)監控文件的執行情況?
評審(shen)關(guan)注(zhu)點(dian):文件修(xiu)訂(ding)的(de)及時性、員工(gong)對(dui)文件的(de)熟悉程度。
回答要點:說明(ming)文件定期(qi)評審機(ji)制(zhi)(如每年修訂)、通過內審和(he)日常監督(du)驗證執行情況(kuang)。
4. 內部審核與管(guan)理(li)評(ping)審
問題(ti):如何(he)策劃(hua)年度內審(shen)(shen)計劃(hua)?內審(shen)(shen)中發現的(de)問題(ti)如何(he)跟蹤閉環?管(guan)理評審(shen)(shen)的(de)輸(shu)入包括哪些內容?
評審關(guan)注(zhu)點:內審覆蓋(gai)全部要素和部門、糾正措施的有(you)效性。
回答要點:展(zhan)示內審計(ji)劃(hua)表、不符合項整(zheng)改記錄,說明管理評審輸入來(lai)源(yuan)(如內審結果、客戶(hu)投(tou)訴、資源(yuan)需求)。
三.人員培訓與監督
5. 人員能力監控
問題:如何(he)確保檢測/校準人員(yuan)的(de)能力持續符合要求?對新員(yuan)工和監督人員(yuan)的(de)考核方式是什么?
評審關注點:培訓計劃、能力(li)確認記錄(lu)(如實操(cao)考(kao)核、盲樣測試(shi))。
回答(da)要點:提供培訓檔案、人員授(shou)權記(ji)錄,說明考核方(fang)法(如定期(qi)能力驗證)。
6. 不符合人員的處理
問題:如(ru)果發現某員工操作不符合體系要(yao)求,您會采取哪些措施?如(ru)何避免(mian)類似問題再次(ci)發生?
評審(shen)關注點:糾(jiu)正措施的全面性(xing)(如培訓(xun)、修(xiu)訂(ding)流程)。
回答要點:舉例說明(ming)處理(li)流程(如暫停授權、重新培訓考(kao)核(he)),強調根本原因分析。
四.不符合工作(zuo)控制與改進
7. 不符合項(xiang)識別與處理
問題:實(shi)驗(yan)室近一年發(fa)現的主要不符合項有哪(na)些(xie)?如何分析原因并(bing)制定糾正措施?
評審關注點:不符合項臺賬、糾正措施(shi)的有(you)效性驗(yan)證(zheng)。
回答(da)要點:列舉典型不符合案例(如設備(bei)超期(qi)未(wei)校準、記錄缺失),展示(shi)整改記錄和效果驗(yan)證。
8. 改進措施跟蹤
問題(ti):如(ru)何確保(bao)改進措施落實到位?是否有(you)因糾正措施無效而重新分析(xi)的情況?
評審(shen)關注點(dian):閉環管理、改進效果的(de)量化評估。
回答要點(dian):說明(ming)(ming)跟蹤驗證方(fang)式(如復(fu)查、數據(ju)對(dui)比),舉例說明(ming)(ming)改(gai)進后的效(xiao)果(如錯(cuo)誤(wu)率下降)。
五.設備與客戶投訴管理
9. 設備校準與期(qi)間核(he)查(cha)
問題:如何制定(ding)設備校準計劃(hua)?期間(jian)核(he)查(cha)的(de)方法和頻次(ci)是如何確(que)定(ding)的(de)?
評審關注點:量(liang)值溯源性(xing)、期間核查記錄的完整(zheng)性(xing)。
回(hui)答要點:展示校準計劃表,說明期間核查(cha)依據(ju)(如設(she)備穩定(ding)性、使用頻(pin)率)。
10. 客戶投訴處理
問題:如何(he)處(chu)理客戶投訴?如何(he)將投訴轉化為改進機會?
評審關注(zhu)點:投訴(su)記錄、原因分析、預防措(cuo)施。
回答要點(dian):描述(shu)投訴處理(li)流(liu)程(如(ru)登記調查反饋),舉例(li)說(shuo)明投訴驅動(dong)的(de)改進(如(ru)優化(hua)報告模(mo)板)。
六.風險管(guan)理(li)與(yu)公正(zheng)性(xing)
11. 風險識別(bie)與應對
問題:實驗室(shi)是(shi)否(fou)識(shi)別了關鍵(jian)風險點(如人員(yuan)流動、設(she)備故障)?如何制定預防措施(shi)?
評審關注點:風(feng)險清單、應急預案的(de)可操作性。
回答要(yao)點:列(lie)舉(ju)已識別的風險(如試劑供應中(zhong)斷(duan)),說明應對措施(如備(bei)份供應商(shang)協(xie)議(yi))。
12. 公正(zheng)性與(yu)保(bao)密性保(bao)障(zhang)
問題:如(ru)(ru)何(he)確保(bao)檢(jian)測結果的公正性(xing)?如(ru)(ru)何(he)處理客(ke)戶信(xin)息的保(bao)密要求?
評(ping)審關注點:公正性聲明、保密協議的(de)執行。
回答要(yao)點(dian):說明保密措施(如數(shu)據加密、權限管(guan)控),強調員工簽署的(de)公正(zheng)性承諾。
七(qi).持續改進與體系優化
13. 改進案例
問題(ti):近一年實驗室在質量(liang)管(guan)理方(fang)面做了哪些(xie)改進(jin)?如何(he)評估改進(jin)效果?
評審(shen)關注點(dian):改進措(cuo)施(shi)的(de)具體(ti)性、數(shu)據支(zhi)持。
回答要點(dian):舉例說明改(gai)進(如(ru)縮短報告(gao)周(zhou)期、優化樣品流轉流程),用數據(ju)對比改(gai)進前后效果。
14. 與技術(shu)負責人(ren)的(de)協作
問(wen)題:如(ru)何與(yu)技術負責(ze)人分(fen)工合(he)作?出現質量與(yu)技術沖突時(shi)如(ru)何處(chu)理?
評(ping)審關注點:職責界(jie)定清晰、矛盾解決(jue)機制。
回(hui)答要點(dian):說明職責劃分(如質(zhi)量負責人(ren)管體系、技(ji)術負責人(ren)管方法),舉(ju)例(li)協商(shang)解決(jue)沖突的案例(li)。
回(hui)答建(jian)議>>
緊扣標準要求:引用 CMA/CNAS 相(xiang)關條款(如(ru) CNAS-CL01:2018)佐(zuo)證回(hui)答。
提供證據支(zhi)持:提前(qian)準備記錄(lu)(如內審報(bao)告、不符合(he)項(xiang)臺(tai)賬、培訓記錄(lu))。
突出主動管理:強(qiang)調質量負責人的(de)監督角色(如日常巡查、參(can)與能力(li)驗證)。
總結
質量(liang)負責(ze)人需熟悉(xi)體系(xi)運行的(de)每個環節,并能(neng)通過(guo)記錄和案例證明(ming)其監督、改(gai)進 職(zhi)(zhi)責(ze)的(de)有效履行。評(ping)審員(yuan)重點關(guan)注質量(liang)管理的(de)閉(bi)環性(如(ru)不符合項從發現到改(gai)進 的(de)全流(liu)程)和風險(xian)防控能(neng)力。提前梳理職(zhi)(zhi)責(ze)相(xiang)關(guan)文件、改(gai)進案例和關(guan)鍵(jian)記錄,是順利通過(guo)評(ping)審的(de)關(guan)鍵(jian)。
本文由廣州佳譽醫療(liao)器械有限公(gong)司/佛山浩揚(yang)醫療(liao)器械有限公(gong)司聯(lian)合編輯